Koordinasyon

KOORDİNASYON

Son Güncelleme (Salı, 30 Kasım 1999 00:00) Muhammet Kabar tarafından yazıldı. Pazartesi, 13 Temmuz 2015 22:00

KOORDİNASYON

A- Tanım

Belirli bir amaca ulaşmak için çeşitli etkinlikleri uyumlu hale getirmektir. Bir kuruma bağlı çeşitli

birimler arasında eşgüdüm sağlamak.

Koordinasyon; bireyleri ve bireylerin oluşturduğu grupların, saptanan amaçlarının gerçekleştirilmesi

için kararlar almada, işlerde, faaliyetlerde ve fonksiyonlarda organizasyonun bölümlerini bir araya

getirmektir. Örneğin; entegre bir tekstil fabrikasında tüm faaliyet alanlarının bir amaca doğru aksamadan

hareket etmelerini sağlamaktır.

Her fert işletmenin amacına uygun bir tarzda hareket eder, her bölüm diğer bölümlerle uyumlu

bir şekilde çalışır. Koordine edilmiş işler birbiriyle sıkı ilişkisi olan işlerdir. Dolayısıyla bir bölümün

aksaması, diğer bölümlerin de aksamasına yol açacaktır. Koordinasyon tüm faaliyetlerin

uyumlaştırılması anlamına da gelmektedir.

H. Fayol a göre; koordinasyon, çalışmayı kolaylaştırmak ve başarıyı sağlamak için bir

örgütün bütün faaliyetlerinin uyumlaştırılmasıdır. Diğer bir deyimle malzeme ve faaliyetlerin

arzu edilen ölçülerde akord edilmesi ve sonuçlara yöneltilmesidir.

İyi bir koordinasyonda şu özellikler bulunur :

- Bölümler arasında uyumlu çalışma vardır.

- Yardımlaşma bilinci gelişmiştir

- Ana plana uygun hareket etmek suretiyle amaca hizmet etmek vardır.

B- Koordinasyon İlkeleri

1. Sorumlu kişiler arasında görüşmeyle koordinasyonun sağlanması : Bireyler sık sık bir

araya gelmek suretiyle fikir alışverişi, bilgi arttırmak gibi organizasyonun amacına hizmet edip

onu daha iyi anlayabilirler.

2. Planlamalar yapılırken koordinasyona gitmek gerekir : Planlayıcılar yanlarında

uygulayıcıların da katılmasıyla sorunların başlangıçta halledilmesi imkânını yakalayabilirler.

Birbirleriyle zıt olan konularda ortak noktalar aranabilir.

3. Ortaya çıkacak aksaklıkların etkilerini düşürerek koordinasyona gidilmelidir :

Koordinasyon yatay olmaktan çok dikey bir ilişkidir. İstekli olarak koordinasyona gidilirse sonuç alınabilir.

4. Koordinasyon süreklilik gerektirir : Daha önce çıkan bir sorunu çözerken izlenilen yol veya

yöntem, aynı sorun tekrar karşımıza çıkarsa aynı yöntem yol gösterici olabilir.

C- Koordinasyon Teknikleri

1. İyi ve basit bir organizasyon yapısının kurulması : Bölümleri ayırmaya gidilirken mümkün

olduğu kadar aynı nitelikteki işleri bir grup altına toplamak koordinasyonu kolaylaştıracaktır.

2. Plan ve programların uyumlaştırılması : Farklı birimler tarafından hazırlanan planlardan

biri tercih edilebileceği gibi, planda bazı değişiklikler yaparak uyum sağlanabilir. Bu açıdan

bakılırsa planlar gözden geçirilerek kontrol edilmeleri gerekir.

3. İyi bir haberleşme düzeninin kurulması : Üretim raporları, siparişler hakkındaki raporlar,

satışların planlanması ve teslim hususundaki sözler düzenli olarak yapılırsa koordinasyonu kolaylaştırır.

4. Gönüllü koordinasyon : Çeşitli basamaklardaki bireylerin, sorunları kendi aralarında görüşerek

çözmeleri, gönüllü koordinasyonu sağlar.

5. Gözetim yoluyla koordinasyon : Yapılan işleri gözetleme, aksayan yerleri düzeltme yoluyla

yapılan koordinasyon.

D- Koordinasyon Çeşitleri

1. Dikey koordinasyon : Yöneticilerle astlar arasında olan koordinasyona denir. Örneğin;

müdür ile müdür yardımcıları, müdür yardımcıları ile şefler arasında dikey koordinasyon vardır.

2. Yatay koordinasyon : Aynı organizasyon basamağında çalışan yöneticiler arasında yatay

koordinasyon bulunur. Örneğin personel dairesi ile halkla ilişkiler veya pazarlama yöneticileri

arasında yatay koordinasyon bulunur.

3. Merkezi koordinasyon : Bazen bir koordinasyon merkezi bulunur. Merkezi bilgi sistemi v

veya bilgisayar bürosu yahut merkezi bir muhasebe bölümü kurulabilir. Çeşitli bölümlerdeki

görevliler üste müracaat etmeden Merkezi Koordinasyon birimiyle ilişki kurabilir.

E- Koordinasyon Yöntemleri

Koordinasyon çalışmada uyum olduğuna göre organizasyon başarası faaliyet yöntemlerinde

uyumun sağlamasına bağlıdır. Koordinasyon plan ve programların yapılması sırasında ve haberleşmeye

verilen önem derecesinde sağlanır.

1. Yetki : Yetki koordinasyonu sağlayan ilkelerden biridir. Yetkinin kullanılması ile

koordinasyonun sağlaması yanında, aşırı derecede yetki sistemine gidildiğinde astların gönüllü

koordinasyona gitme istekleri azalır.

2. Komiteler : İşletmelerde komiteler koordinasyonu sağlayan birimlerdir. Özellikle devamlı

organizasyon komiteleri koordinasyon görevi yaparlar. Biçimsel gruplar koordinasyona aşağıdaki

yardımları sağlarlar:

a) Koordinasyonla ilgili konulara yardımcı olmak.

b) Komitelerde bilgi alışverişini sağlamak.

c) Zıt fikirlerin yumuşaması ve sonuçta etki koordinasyonu sağlamak için yollar aramasını mümkün

kılmak.

3. Amaçlar politikalar, kaideler koordinasyonu sağlar : Amaçlar faaliyetlerde düzen

sağladığından aynı zamanda Koordinasyon görevi yaparlar. Üretim bölümünün amaçları, bu bölümde

amaçlara ulaşmak için koordinasyonu gerekli kılar. Politikalar ise karar vermek için bir ölçü teşkil eder.

4. Haberleşme: Haberleşme koordinasyonun en önemli araçlarından biridir. Haberleşmenin başarısı

oranında koordinasyon sağlanabilir. Haberleşmenin anlaşılması ve doğru haberleşme çeşitli

seviyelerde yer alan koordinasyon, geri besleme (feed back) sağlar.

Geri besleme, sorun çıkan yerlerde çözüm bulmaya ve koordinasyonu sağlamaya yardım eder.

5. Ödül sistemi : Ödül sistemi de bir koordinasyon görevi yürütülür.

6. Yönetiminde gönüllü koordinasyona imkan hazırlamak gerekir : Aynı yönetim seviyesinde

görev yapan yöneticiler arasında sağlanan koordinasyon, yönetimi başarılı kılar. Bölümlerin birbiriyle

ilgili olduğu ve birbirini tamamladığı gerçeğini düşünerek, Koordinasyonun bu yatay boyutu

organizasyon başarısı için gereklidir.